Guia dos documentos imobiliários

Tabela central: o que cada documento informa

Escritura: o que é e quando aparece

A escritura pública é o instrumento lavrado em cartório de notas que formaliza um negócio sobre o imóvel: compra e venda, doação, permuta, instituição de usufruto. Ela documenta a vontade das partes e dá fé pública ao ato.

O que a escritura não faz é transferir a propriedade. Ela é o título; a transferência só ocorre quando esse título é levado a registro na matrícula. Escritura guardada na gaveta não muda o dono do imóvel perante a lei.

Matrícula: o documento que organiza todos os outros

A matrícula é o cadastro do imóvel no cartório de registro de imóveis da circunscrição onde ele está. Cada imóvel tem uma, e ela concentra tudo: a descrição do bem, quem é o proprietário, toda a cadeia de transmissões anteriores e os gravames que recaem sobre ele.

A leitura é sequencial. Os atos são numerados em ordem, e é preciso ler do primeiro ao último para entender a situação atual. Ler só a última linha esconde ônus, condições e restrições registradas no meio da cadeia.

Registro: o documento que transfere a propriedade

O registro é o ato que leva o título para a matrícula e produz a transferência da propriedade. A regra está no art. 1.245 do Código Civil: transfere-se entre vivos a propriedade mediante o registro do título translativo, e enquanto não se registrar, o alienante continua a ser havido como dono.

Na prática, isso significa que quem comprou e não registrou não é proprietário. Pode ter direitos contra o vendedor, mas não é o dono perante terceiros, credores ou o cartório.

Averbação: o documento que atualiza a matrícula

A averbação atualiza a matrícula sem transferir a propriedade. Serve para registrar fatos que mudam o imóvel ou a situação do titular sem que haja um novo dono.

• Construção, demolição ou ampliação da edificação
• Retificação da descrição ou da área
• Mudança de estado civil ou de nome do proprietário
• Cancelamento de hipoteca ou de alienação fiduciária após quitação
• Instituição de reserva legal, em imóvel rural

A ausência de averbação é discreta e cara. O imóvel construído que consta como terreno vazio não obtém financiamento, e a hipoteca quitada que continua registrada aparece como ônus em qualquer certidão.

Certidão de ônus reais: o que ela ajuda a verificar

A certidão de ônus reais consolida, em um único documento, tudo o que restringe a livre disposição do imóvel: hipoteca, alienação fiduciária, penhora, arresto, indisponibilidade, usufruto, cláusulas de inalienabilidade e ações reais em curso.

É o documento que responde a pergunta prática mais importante antes de qualquer negócio: este bem está livre? Deve ser emitida com data próxima ao fechamento, porque uma penhora registrada ontem não aparece em certidão de três meses atrás.

Documentos do imóvel rural: CCIR, CAR, ITR e georreferenciamento

Em propriedade rural, além da matrícula, existem cadastros paralelos, mantidos por órgãos distintos, que precisam ser consistentes entre si.

• CCIR, Certificado de Cadastro de Imóvel Rural, emitido pelo INCRA. É o cadastro do imóvel no órgão fundiário.
• CAR, Cadastro Ambiental Rural. Registra reserva legal, áreas de preservação permanente e uso do solo.
• ITR, Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural, de competência federal. A declaração precisa refletir a área real.
• Certificação do georreferenciamento, exigida pela Lei 10.267/2001 para qualquer alteração na matrícula de imóvel rural.

A divergência entre esses quatro é o que mais trava crédito e venda no meio rural. Matrícula com uma área, CCIR com outra e ITR declarado com uma terceira formam um conjunto que nenhum banco aceita como garantia.

Fluxo prático: em que ordem analisar os documentos

1. Obter a matrícula atualizada e ler a cadeia inteira, do primeiro ato ao último.
2. Obter a certidão de ônus reais com data recente.
3. Conferir se a descrição registrada corresponde ao imóvel real, área, confrontantes e edificações.
4. Verificar se o título de aquisição do atual titular está registrado, e não apenas lavrado.
5. Levantar débitos que acompanham o bem, tributos e taxas.
6. Em imóvel rural, cruzar matrícula, CCIR, CAR, ITR e georreferenciamento.
7. Só então decidir sobre venda, garantia, integralização em holding ou sucessão.

Glossário rápido dos documentos do imóvel

• Cadeia dominial. A sequência de proprietários registrada na matrícula ao longo do tempo.
• Gravame. Qualquer restrição registrada que limita a livre disposição do bem.
• Circunscrição. A área territorial do cartório competente para registrar aquele imóvel.
• Retificação de área. Procedimento para corrigir a descrição registrada quando ela diverge da realidade.
• Sobreposição de matrículas. Duas matrículas descrevendo, no todo ou em parte, a mesma porção de terra.
• Excussão. A execução da garantia, isto é, a expropriação do bem dado para garantir a dívida.

Prazo de validade de cada documento do imóvel

Os documentos do imóvel têm prazos muito diferentes, e tratar todos como se valessem indefinidamente é a origem de boa parte dos negócios desfeitos. A matrícula e a escritura não vencem: o que vence é a certidão que as reproduz, porque ela retrata um instante. A certidão de ônus reais é o caso extremo: não há prazo legal uniforme, e bancos e cartórios costumam exigir emissão recente justamente porque uma penhora registrada ontem não aparece em certidão de meses atrás; na prática, ela se emite imediatamente antes de fechar o negócio. O CCIR é emitido por exercício, e precisa estar o do ano corrente. A declaração do ITR é anual, por força da Lei 9.393/1996. O CAR não vence, mas precisa de retificação sempre que o uso do solo ou a reserva legal mudam. A certificação do georreferenciamento não tem validade limitada, mas é refeita quando a área ou os limites são alterados. Certidões negativas de tributos e de ações têm prazo próprio, indicado no documento. A regra prática é simples: quem reúne a documentação meses antes de fechar precisa reemitir o que retrata situação, e guardar o que retrata direito.

Quanto custa obter cada documento do imóvel

Obter os documentos de um imóvel custa pouco em comparação ao que custa não os ter lido, mas o custo não é uniforme e nem todo item é taxa pública. Certidões do cartório de registro de imóveis, como matrícula atualizada e certidão de ônus reais, são cobradas por emolumentos fixados em tabela de lei estadual, e por isso o mesmo documento tem preço diferente em cada estado. A escritura pública é a mais pesada das despesas cartorárias e é cobrada de forma proporcional ao valor do negócio, também por tabela estadual. O CCIR tem taxa de serviços cadastrais cobrada pelo INCRA. O CAR é gratuito, embora a elaboração técnica do cadastro costume ser contratada. A declaração do ITR não tem taxa de emissão, e o custo ali é o do próprio imposto. A certificação do georreferenciamento é o item mais caro de todos e não é taxa: é serviço técnico de profissional habilitado, contratado no mercado e proporcional à área e à dificuldade de acesso. Certidões de tributos municipais e de distribuição judicial costumam ser gratuitas ou de valor baixo.

Quem emite cada documento: cartório, INCRA e Receita Federal

Cada documento do imóvel tem um emissor próprio, e procurar o papel no lugar errado é o que mais atrasa uma operação. A escritura pública é lavrada pelo tabelionato de notas, que pode ser qualquer um, porque a escolha do notário é livre. A matrícula, o registro, a averbação e a certidão de ônus reais são atos do cartório de registro de imóveis da circunscrição onde o bem está, e esse não se escolhe: é definido pela localização do imóvel. O CCIR é emitido pelo INCRA, que também certifica o georreferenciamento apresentado por profissional habilitado. O CAR é registrado no órgão ambiental competente, estadual ou federal conforme o caso. A declaração do ITR é recebida pela Receita Federal. As certidões negativas de tributos sobre o imóvel são emitidas pelo município, quanto ao IPTU, e pela Receita Federal, quanto ao ITR. Quando a divergência entre esses documentos precisa ser corrigida, quem decide é o oficial do registro de imóveis, no procedimento administrativo de retificação, ou o juiz da comarca da situação do imóvel, quando a retificação é contenciosa.

Os documentos do imóvel rural em Mato Grosso do Sul e Mato Grosso

Os documentos do imóvel rural em Mato Grosso do Sul e em Mato Grosso exigem uma conferência que a propriedade urbana dispensa, porque quatro bases de dados descrevem a mesma terra e precisam coincidir. São a matrícula no cartório de registro de imóveis da comarca, o CCIR no INCRA, o CAR no órgão ambiental do estado e a declaração do ITR na Receita Federal. Divergência de área entre elas é comum em propriedades abertas nas décadas de expansão agrícola e descritas por confrontações antigas, e é o que mais trava crédito, venda, integralização em holding e inventário na região. A certificação do georreferenciamento pelo INCRA é a peça que reconcilia as demais, e é também a mais demorada. Outro ponto regional é a dispersão: um mesmo grupo familiar costuma ter matrículas em comarcas diferentes, às vezes nos dois estados, o que significa cartórios distintos, exigências distintas e nenhuma comunicação automática entre eles. Há ainda a sobreposição de matrículas, frequente em áreas de ocupação antiga, que só aparece quando a medição é confrontada com a dos vizinhos.

Para onde ir a partir daqui

Este guia é de referência. As situações concretas estão tratadas em regularização de imóvel rural, regularização de imóvel rural, imóvel em garantia e penhora de imóvel.

Fontes primárias

• Lei 10.406/2002, Código Civil, arts. 1.227 a 1.247, aquisição da propriedade imóvel
• Lei 6.015/1973, registros públicos
• Lei 10.267/2001, georreferenciamento de imóveis rurais
• Lei 8.009/1990, impenhorabilidade do bem de família

Perguntas frequentes